Pensamento/Lema da semana #195

“Todos os dias ao acordar, pense: 

Hoje tenho a sorte de estar vivo, eu tenho uma preciosa vida, não vou desperdiçá-la.” 

Dalai Lama

Foto: Matthew Paulson

Recordações de viagens ou decoração que conta histórias

Gosto de decorar a casa, com objectos que têm um significado especial para mim. Que evoquem a memória de algum lugar ou ocasião em que fui feliz. Gosto de recordações de viagens, mas daquelas que realmente foram inesquecíveis.

Os objectos da foto foram trazidos da road trip que fiz pela Europa, no Verão passado. O candeeiro de estilo romântico foi adquirido na Roménia. Os bonecos são artesanato tradicional da Hungria. Os quadros (ainda por emoldurar), comprei a um pintor de rua de Paris, representam a Torre Eiffel e o Sacré-Couer.

Claro que não encho a casa de objectos sempre que saio. Só se vir algo especial ou que represente algo mais especial ainda. E é isto, acho que a decoração deve mostrar a nossa personalidade e contar a nossa história. Pelo menos cá em casa, torna o ambiente mais feliz.

Foto: Mafalda S.

A falta de tempo no trabalho - possíveis soluções

A sensação de falta de tempo no trabalho, de andar numa autêntica correria, é um dos factores que mais contribui para o stress laboral.

Se pretendes de uma vez por todas, imprimir mudanças na tua vida profissional, existem dois pontos essenciais por onde deves começar:

1.º) faz um "Registo de Tempo", para perceberes onde gastas efectivamente o teu tempo no trabalho, quanto tempo demoras a executar uma tarefa, quantas vezes és interrompido, que tarefas te consomem demasiado tempo e que poderiam ser delegadas;

2.º) é fundamental teres uma agenda adaptada às tuas necessidades (a minha é um caderno normal, que costumo personalizar).

Mas isto não resolve tudo. No livro "Como ser ainda melhor gestor" do Michael Armstrong (o meu livro de gestão preferido), são abordados uma série de problemas que nos consomem muito tempo no trabalho, assim como as possíveis soluções, que passo a descrever:

PROBLEMAS RELACIONADOS COM TAREFAS:

1) Tens muito trabalho acumulado

Possíveis soluções: 

a) Na tua agenda, faz uma lista de todas as tuas tarefas. Depois disto define um grau de prioridade para as mesmas, da mais importante para a menos relevante (eu costumo numerá-las, sendo o número 1 a mais importante). Diariamente, concentra-te primeiro nas tarefas mais importantes/urgentes. Deixa as tarefas mais fáceis para o final do dia, quando a capacidade de concentração é menor;

b) Estabelece prazos para conclusão das tuas tarefas;

c) Faz estimativas de tempo realistas (a maior parte das pessoas subestima o tempo, pois não conta com os imprevistos, com as interrupções).

2) Fazes demasiadas coisas de uma só vez

Possíveis soluções: 

a) Novamente, define prioridades;

b) Sempre que possível, concentra-te numa tarefa de cada vez. Eu tento concentrar-me numa só tarefa em blocos de tempo, ou seja, ligo o despertador do telemóvel, por ex. para daí a 10 min e nesse espaço de tempo, tento mesmo concentrar-me no que estou a fazer. Se por ex. o telefone toca, atendo, mas volto à tarefa inicial. Com o tempo, estes blocos de tempo podem ir aumentando;

c) Aprende a dizer «não» para o que vai além das tuas capacidades, a ti próprio(a) e aos outros.

3) Entras em demasiados pormenores

Possíveis soluções: 

a) Analisa a tarefa em questão, e verifica se faz ou não diferença seres perfeccionista (nem todas as tarefas precisam do grau de pormenor que insistimos em lhes dar);

b) Delega o que poderes, explicando à outra pessoa exactamente o que deve fazer (é importante despenderes tempo a explicar, caso contrário ficarás stressado(a), por receares que a tarefa não seja cumprida como pretendes).

4) Costumas adiar tarefas desagradáveis

Possíveis soluções: 
a) Define um calendário realista para a realização destas tarefas e não fujas dele;
b) Despacha as tarefas desagradáveis primeiro - sentir-te-ás bem melhor após a conclusão destas tarefas e certamente começarás a apreciar esta sensação de alívio. 

5) Tens pouco tempo para pensar
 Possíveis soluções: 

a) Reserva algum tempo na tua agenda - parte de um dia ou de uma semana - para pensares no que tens a fazer, em como fazer da melhor maneira e em como organizar o tempo para o conseguir. Escolhe um momento em que sabes que há menos probabilidade de seres interrompido(a). No meu caso, esse momento costuma ser assim que chego ao trabalho, uma vez que chego antes das minhas colegas. Dedico-me a pensar e a organizar entre as 8h00 e 8h30.

PROBLEMAS RELACIONADOS COM PESSOAS:

6) És constantemente interrompido(a) por pessoas que chegam ao teu escritório

Possíveis soluções: 

a) Se não fores recepcionista, pede a este(a), para que só cheguem a ti as pessoas cujas questões só podem efectivamente ser resolvidas por ti;

b) Afixa um horário específico para atenderes as pessoas;

c) Sempre que possível, agenda reuniões a horas específicas com estas pessoas;

d) Estipula períodos de tempo em que não podes ser interrompido(a).

7) És constantemente interrompido(a) por telefonemas

Possíveis soluções: 

a) Pede novamente ao(à) recepcionista para atender todas as chamadas. Só te deve passar os telefonemas, relativos a assuntos que só tu mesmo(a) consegues resolver.

8) Desperdiças demasiado tempo a conversar

Possíveis soluções: 

a) Não permitas que outras pessoas estejam constantemente a interromper a tua concentração. Se necessário pergunta-lhe o que pretende e explica-lhe educadamente que não podes falar naquele momento, que tens uma tarefa importante em mãos;

b) Não sejas tu próprio(a) uma fonte de distracção para os teus colegas de trabalho. Tenta falar menos e deixar a conversa para os períodos de pausa;

c) Antes de te reunires com alguém, decide o que pretendes e reduz as formalidades do início ou do fim da conversa, ou seja, vai directo(a) ao assunto;

d) Não te desvies do assunto a tratar, nem permitas que a outra pessoa o faça;

e) Aprende a concluir rapidamente as reuniões, mas sem precipitações, educadamente e sem ofender ninguém.

9) Os outros não percebem exactamente as tuas intenções 

Possíveis soluções: 

a) Isto tem que ver com falhas de comunicação, por isso define claramente o objectivo, ou seja, aquilo que pretendes com a tua conversa;

b) Fala num tom calmo (evita a agressividade) e de respeito pelo outro. O importante é que a pessoa se concentre na tua mensagem e não no teu tom de voz;
c) Não andes com rodeios, sê objectivo(a), claro(a) [não mistures este com outros assuntos] e exacto(a) [não utilizes 50 palavras, para dizeres o que pode ser dito em 10].
d) Utiliza um tipo de linguagem familiar à outra pessoa;
e) Ouve a outra pessoa (sem a interromperes constantemente) e esclarece as suas dúvidas;
f) Confirma se foste percebido(a).

PROBLEMAS RELACIONADOS COM DOCUMENTAÇÃO:

10) Vês-te inundado(a) de documentos para despachar

Possíveis soluções: 

a) Assim que chegam divide os documentos por 3 graus de prioridade: muito urgente, importante (mas não urgente) e não urgente. Trata obviamente primeiro os muito urgentes e assim sucessivamente;

b) Arquiva de imediato a informação que não requer tratamento, ou seja, que é meramente informativa;

c) Se por hábito pedires memorandos e relatórios escritos, solicita-os apenas quando realmente precisares;

d) Encoraja as pessoas a apresentarem a informação e relatórios de forma clara e resumida.

11) Tens demasiados ofícios/e-mails para ler ou escrever

Possíveis soluções: 

a) Por vezes não precisas de perder tempo a escrever, basta fazer uma chamada por telefone;

b) Principalmente em resposta a e-mails, habitua-te, sempre que possível, a escrever de forma sucinta (usando um «sim», «não», «fica combinado», etc.);

c) Mesmo nos ofícios, não andes com demasiados rodeios, escreve menos, mas de forma a ires directo(a) ao assunto.

12) A tua papelada está a acumular-se

Possíveis soluções: 

a) Começa a tratar disso já;
b) Reserva os primeiros momentos do dia para tratar da correspondência urgente;
c) Disponibiliza um período no final do dia para tratares da correspondência menos importante;
d) Define como objectivo libertares-te de, pelo menos, 90% dos papéis que chegam à tua secretaria todos os dias;
e) Assim que tenhas tratado de um assunto, arquiva de imediato a correspondência relacionada com o mesmo.

13) Perdes demasiado tempo à procura de documentos ou não sabes arquivá-los correctamente

Possíveis soluções:
a) Mantém o teu espaço/secretária organizado/a. Um espaço limpo e sem tralha ajudam-te a ser mais produtivo. No final do dia, reserva uns minutinhos para organizares o teu espaço de trabalho e o deixares o mais liberto possível. Arquiva igualmente a papelada do dia, assim saberás sempre onde a encontrar.
b) Mantém um dossier com os documentos relativos aos projectos em cursos, com separadores relativos a cada projecto;
c) Não deixes acumular papéis na pasta dos assuntos pendentes - vai libertando-a um pouquinho todos os dias;
d) Estabelece um sistema de arquivo que te permita localizar os documentos facilmente.

PROBLEMAS RELACIONADOS COM REUNIÕES:

14) Gastas demasiado tempo em reuniões

Possíveis soluções: 

a) Tenta reduzir a quantidade de reuniões em que participas (serão todas necessárias?). 
b) Tenta chegar a horas às reuniões e, se necessário, solicita às outras pessoas para não se atrasarem (se não lhes for possível, podes propor alterar o horário das vossas reuniões);
c) Faz uma Ordem de Trabalhos e prepara antecipadamente as reuniões (para não ficar nenhum assunto pendente);
d) Controla o tempo das reuniões, e tenta direccionar as conversas para não se fugir à Ordem de Trabalhos.

PROBLEMAS RELACIONADOS COM VIAGENS:

15) Desperdiças demasiado tempo em viagens

Possíveis soluções:  

a) Utiliza mais o telefone, o e-mail e o correio;
b) Se possível, envia outra pessoa no teu lugar;
c) Pergunta a ti próprio(a), sempre que planeias ir a algum lado: "Será a minha viagem mesmo necessária?";
d) Opta por viajar da forma mais rápida - de avião, de comboio ou de automóvel.

Foto: Rene Silbernagel

Plano de limpezas de Verão

Por norma, as pessoas costumam fazer limpezas gerais na Primavera. Em casa da minha mãe era diferente. Eram feitas na primeira semana das férias de Verão. Primeiro limpávamos e só na semana seguinte viajávamos até à praia. Eu até nem era fã de limpeza, mas adorava as limpezas gerais. A casa ficava super-agradável e já nessa altura removia a tralha que encontrasse.

Cá em casa adoptei outra estratégia. Fazia estas limpezas vários fins-de-semana consecutivos (ao Sábado), para nas férias de Verão não ter de me preocupar com isso. Mas este ano vou voltar às origens, vou usar a primeira semana de férias para o efeito.Não o fiz antes, porque andei adoentada, com a energia em baixa. Para além disso, estou super-motivada para deixar a casa com um ar mais limpinho e agradável.

Apesar de viver num apartamento, este tem uma área bastante grande (cerca de 210 m2 incluindo as varandas, e excluindo o sótão). Isto leva a que as limpezas tenham de ser feitas numa semana e mais alguns dias. 

Eis o Plano de Limpezas de Verão:

Sábado - Despensa (vou começar com uma divisão menor, porque neste dia devo de estar cansada após uma semana de trabalho - que sei que vai ser intensa).

Domingo - Varandas

Segunda - Cozinha

Terça - Sala-de-estar

Quarta - Casas-de-banho (vou intercalando divisões mais fáceis com outras mais difíceis, para evitar demasiado cansaço)

Quinta - Quarto da filha

Sexta - Meu quarto

Sábado - Hall de entrada e corredores (inclui 2 roupeiros)

Domingo - Escritório (o marido ainda vai estar a trabalhar esta semana, pelo que quero colocar o escritório num dia em que ele também esteja em casa)

Segunda - Marquise

Nota: Não inclui o sótão neste plano, porque já o limpei no Inverno (prefiro limpá-lo em épocas mais frias, porque no Verão costuma ter uma temperatura muito elevada).

O que faço habitualmente:

- Lavo paredes, tectos e chão (desvio móveis para chegar a todos os cantos);

- Limpo o interior e exterior de móveis, bem como o seu conteúdo;

- Elimino a tralha;

- Limpo/lavo tudo o que existe em cada divisão (peças decorativas, candeeiros, plantas...);

- Lavo sofás, almofadas, carpetes, cobertores, etc.;

- Lavo vidros e estores;

- Organizo o interior dos móveis (gavetas e afins), assim como todos os objectos que existem na referida divisão.

etc.

Coisas que facilitam as limpezas:

- Antigamente possuía mais objectos. Como os reduzi, tenho menos trabalho a limpar;
- Contudo, aponto num caderninho objectos/dicas que facilitariam a organização (por ex. na cozinha necessito de uma queijeira), ou coisas que necessitam de ser substituídas em cada divisão (normalmente após as limpezas, começo a tratar disso);

- Dias antes de fazer as limpezas, verifico se tenho todos os produtos necessários (produtos de limpeza, luvas, vassouras em condições, etc.). Assim, não corro o risco de ter de interromper as limpezas para ir comprar algo em falta;

- Adquiri uma máquina de lavar roupa com maior capacidade. Agora posso lavar cobertores e até tapetes que antigamente tinha de lavar à mão;

- Também reduzi o tempo que despendo a lavar loiça. Antigamente lavava tudo à mão. Agora posso contar com a ajuda da máquina de lavar loiça;
- Normalmente no fim da limpeza, faço alguma melhoria na decoração. Isso acaba por ser uma forma de me sentir motivada para limpar.

Por incrível que pareça, estou desejosa para pôr o plano em prática. 

Foto: Interior and Design Decoration

Pensamento/lema da semana #194

"Uma pedra intransponível para o pessimista, é uma pedra de apoio para o optimista." 

Eleanor Roosevelt

Foto: Hani Amir

Mandamentos para manter a casa em ordem

Estive a reler uns posts antigos e, bem... desde 2010 que falo na importância de eliminar o que é tralha, o que só nos dá trabalho e não contribui para a nossa felicidade. Se bem que comecei essa jornada ainda antes...

Passei por todas as divisões da casa, eliminei o que estava a mais e tentei criar um lugar para cada objecto.

Mas a questão que me coloquei depois disto, foi a seguinte: "Será que vou conseguir manter a casa assim?". Nem sempre é fácil, principalmente quando há crianças em casa. E também não quero que a minha casa pareça um museu, em que nada se possa tocar. É normal haver alguma desarrumação, mas sem entrar em exageros.

A verdade é que ter as coisas em ordem, permite-me ter mais tempo para fazer o que gosto: actividades em família ou ter tempo para mim mesma.

Entretanto, encontrei uns mandamentos no livro "Como simplificar a sua vida - viver de modo mais simples e feliz", que acho que vou adoptar. Adoro estes lembretes, pois ajudam-me a ter em mente coisas que considero importantes.

Eis os Mandamentos para Manter a Casa em Ordem:

1. Se tirares uma coisa, volta a pô-la no lugar.

2. Sempre que abrires algo, volta a fechá-lo.

3. Se te cair algo das mãos, baixa-te e apanha-o. (nota minha: sim, nada de deixar tralha espalhada pelo chão).

4. Se tirares qualquer coisa da parede ou do cabide, volta a pendurá-la. (nota minha: isto inclui a roupa que se usa durante o dia - ao chegar a casa deve de regressar ao cabide ou seguir para o cesto da roupa suja).

5. Se quiseres voltar a comprar algo, toma imediatamente nota. (nota minha: e verifica se o que queres comprar faz mesmo falta - não queremos acumular tralha, agora que nos livrámos dela).

6. Se precisares de mandar arranjar algo, fá-lo no prazo de uma semana. (nota minha: ok, sejamos realistas, vou esticar o prazo para 2 semanas - nem todas as semanas tenho tempo disponível para resolver tudo o que vai aparecendo - mas sim, quanto mais rápido melhor).
7. Limpa tudo aquilo que sujas (nota minha: sugestão da Marta Chan - ver comentários. A ideia dela é limpar de imediato, ao invés de deixarmos acumular sujidade).

Foto: Tracey Rapisardi Design

De calendário... a uns quadros giros cá para casa

Estava a limpar o escritório, quando descobri um calendário do meu marido, com umas imagens bem giras. E o papel... com qualidade fotográfica.

As imagens são as que se seguem. Tirei foto das mesmas, mas originais não têm sombras de flashes e têm ligeiramente menos saturação. Na verdade são muito bonitas, ao vivo.

Mas o significativo disto tudo é que representam lugares que me dizem muito.

A primeira é uma foto da ponte Vasco da Gama, em Lisboa, uma cidade que amo. E evoca as minhas memórias de infância, os passeios que dei com a minha mãe.

A foto do canto superior direito representa a Lagoa de Óbidos. No final do meu curso, quando fui viver com o meu marido, estagiei próximo deste lugar e... ia visitá-lo quase todos os fins-de-semana, quando fazia mais calor. Que saudades de conduzir à beira da lagoa e também à beira mar.

Na foto de baixo, à esquerda, estão as Azenhas do Mar, em Sintra... e Sintra é para mim um lugar mágico, que me relaxa, onde vou de vez em quando recarregar baterias.

Por último, em baixo, à direita temos a praia D.ª Ana no Algarve. E Algarve lembra-me animação, relaxe e bons momentos em família.

Adoro dar uma escapadinha a estes lugares, porque só me trazem boas memórias e porque os aprecio verdadeiramente. Adoro ver fotos dos mesmos, porque trazem à minha mente, o que te bom já se passou por lá.

Por isso, considerei que estas fotos não entram na categoria "tralha", mas antes na categoria de "objectos que evocam lembranças felizes". Vou guardá-las e assim que restaurar a minha cozinha, penso em emoldurá-las e pendurá-las na parede. 

Nem tudo é tralha, não hajam dúvidas!

Fotos: Luís Mata.