Ferramentas de planeamento para gerir o tempo - a agenda ideal e como me organizo

"Há muitas pessoas que pensam que a memória é o lugar ideal para guardar todos os afazeres,

mas este é o principal inimigo da produtividade individual.
A não ser que tenha uma memória excepcional,

é simplesmente impossível guardar tudo na cabeça,

que não é infalível e costuma estar sobrecarregada de problemas."

Christian Barbosa

Imprescindível ter agenda!

Desengane-se quem pensa que a sua memória é infalível. Este é um erro crasso de quem faz uma má gestão do seu tempo.

É fundamental ter ferramentas de planeamento, nomeadamente agenda, para registar tarefas e compromissos, assim como para distinguir o que é urgente, do que é importante ou até do acessório.

Para além disso, quando usada convenientemente, esta reduz o nosso stress:
- pelo facto de sentirmos que detemos algum controlo sobre o nosso tempo;
- por reduzirmos a pressão que sentiríamos se só guardássemos a imensa informação, na nossa memória;
- por estarmos menos sujeitos a falhas e esquecimentos.

Qual a agenda ideal?
Há muito por onde escolher, desde a velhinha agenda de papel a uma panóplia de softwares informáticos. Contudo, uma agenda só funcionará, se tiveres em conta o seguinte:

Qual é o teu estilo pessoal?
Se não escolheres uma agenda que vá ao encontro do teu estilo pessoal, ao invés desta te ajudar, será mais um factor de improdutividade. Por isso, é essencial tomares consciência do que funciona melhor para ti, daquilo com que te sentes mais à vontade.

De acordo com o especialista de gestão de tempo Christian Barbosa, no seu livro Seja Dona do Seu Tempo, existem 3 estilos diferentes que devem ser tidos em conta na selecção de uma agenda.

1.º Existem pessoas com um "Estilo Sensorial", que possuem por norma as seguintes características:

2.º Já as pessoas com um "Estilo High-Tech", costumam funcionar da seguinte forma:

3.º Por último, há as pessoas de "Estilo Misto", cujas características são as seguintes:

Agora que já deves ter percebido qual é o teu estilo, escolhe uma agenda de acordo com o mesmo. Só assim será uma ferramenta de planeamento, verdadeiramente útil.

Como me organizo
O meu estilo é "Misto", mas com predominância para o "Estilo Sensorial". Se por um lado adoro agendas em papel (por ex. para definir as tarefas do dia-a-dia e compromissos), uso também alguns recursos informáticos (por ex. para elaborar o meu orçamento anual e registar a minha lista de contactos).

Confesso que já experimentei sistemas complicados. Mas acabava por desistir, por perder demasiado tempo com os mesmos (no fundo acabavam por ser um factor de improdutividade). Desde que simplifiquei as minhas agendas, que estas se revelaram a ferramenta de planeamento ideal para mim. Já há algum tempo que mantenho este sistema. Se funciona, não vale a pena andar sempre a mudar.

Os recursos que utilizo, são:
- uma agenda para o trabalho (a verde, na figura);
- uma agenda para a gestão doméstica (a azul);
- um conjunto de post-it's.

Tenho duas agendas diferentes, para não misturar a vida familiar com a vida profissional, minimizando assim o stress diário. Normalmente nem trago a agenda do trabalho para casa, nem tampouco levo a de casa para o trabalho. O que costumo trazer na mala, é o conjunto de post it's, que ocupa pouquíssimo espaço. Assim, se tenho alguma ideia, ou me lembro de alguma tarefa por realizar, tenho sempre onde registar. Depois basta copiar ou colar o post it na respectiva agenda.

De qualquer modo, ambas as agendas são pequenas (a maior é a do trabalho e é de tamanho A5). Isto porque quero que as mesmas sejam portáteis, de forma a que caibam na minha mala, por ex. para levar a uma reunião no exterior.

Presentemente prefiro agendas totalmente personalizadas por mim, de modo a adequarem-se às minhas necessidades. Opto por cadernos com folhas totalmente brancas, que me permitem escrever de acordo com as minhas necessidades. Vou mostrar-te como funciona, com imagens da minha agenda do trabalho.

No verso da capa da agenda costumo colocar a minha identificação no topo. De seguida, colo um calendário do ano em questão. Já na primeira página, registo sempre as tarefas que ficaram pendentes na anterior agenda (se reparares basta uma página e normalmente diz respeito a tarefas a realizar a longo prazo... ou seja, nunca deixo muitos assuntos pendentes).

As minhas agendas não começam propriamente no início do ano. Esta começou em Junho e há-de terminar... quando estiver toda preenchida. Eu própria escrevo a data. Isto permite-me não deixar grandes espaços em branco (com as agendas anteriores, ora o espaço para o dia era insuficiente, ora era demasiado).

Gosto igualmente que a agenda tenha aquela fita marcadora, que me permite localizar rapidamente a página onde estou a escrever.

Normalmente, por baixo da data, e com o título sublinhado a verde, registo as tarefas que tenho de realizar naquele dia. Já não escrevo, o grau de prioridade. Leio a lista, e de imediato identifico a mais urgente. Vou concretizando-as da mais urgente, para a menos prioritária. À medida que as vou realizando, vou colocando um visto.

Quando todas as tarefas registadas numa página estão concluídas, no topo da página coloco um risco amarelo fluorescente. Agora imagina que deixei uma tarefa pendente. Nessa página coloco um post it pequenino (os cor-de-rosa, da imagem), que me indicam que algo ficou por fazer. Quando a tarefa estiver concluída, retiro o post it e marco o topo da página com o dito amarelo fluorescente.

Como disse anteriormente, os títulos sublinhados a verde fluorescente referem-se a tarefas. Mas também tenho títulos sublinhados a amarelo. Estes dizem respeito a informações importantes que gosto de ter registadas (ex. assuntos de uma reunião, informações sobre determinado serviço que tem de se iniciar, etc.). Se for um assunto de extrema importância, que servirá não só para este ano, mas para os seguintes, opto por registar no computador - assim fica sempre acessível, mesmo que deixe de usar a agenda em curso.

Nas páginas finais da agenda colo "folhas mensais" (tabelas que englobam todos os dias cada mês), onde registo todos os meus compromissos e lembretes importantes.

Exemplo de assuntos que podem ser inscritos nesta tabela:
. dia 2 - 10h reunião de CLAS (compromisso com hora marcada);
. dia 10 - Comunicação de frequências (isto para não me esquecer que tenho de concluir aquela tarefa naquele dia, independentemente da hora).;
. dia 12 - 17h30 - Consulta na dentista (esta tabela é a única onde englobo compromissos de vida pessoal com hora marcada, isto porque não posso ter compromissos em simultâneo, de diferentes áreas da minha vida);
. dia 26 - prazo de aviso prévio do contrato c/empresa X (também incluo lembretes importantes, mesmo que não sejam propriamente tarefas ou compromissos).

Por último, adoro ter no verso da contra-capa uma espécie de bolsa (esta já vinha incluída na agenda), onde posso transportar algum documento importante. Por exemplo quando vou a uma reunião, aproveito para colocar aqui a convocatória com a Ordem de Trabalhos.

A agenda de casa funciona em moldes semelhantes, mas nesta incluo temas totalmente diferentes. Registo por ex. as minhas ementas, a lista de compras, as tarefas em função dos meus objectivos de vida, etc., etc.

2 Regras fundamentais para uma agenda ser eficaz
Existem 2 regras básicas, mas fundamentais, para uma agenda ser eficaz:
1.ª) Reservar alguns minutos, todos os dias, para planeares a tua vida, definindo as tarefas que tens de cumprir (ao longo do teu dia, ou a médio ou longo prazo) e os compromissos que tens para o dia ou semana seguinte;
2.ª) Reservar alguns minutos para verificares as tarefas que ficaram pendentes e reagendá-las (podes fazê-lo diariamente para as tarefas do dia e no final da semana, para analisares a semana inteira).

A verdade é que se não registares as tuas tarefas, ou se nunca verificares o que foi cumprido e o que ficou por fazer, dificilmente conseguirás gerir o teu tempo. Dessa forma corres o risco de te esquecer de compromissos importantes ou de ver tarefas que eram importantes, transformarem-se em assuntos urgentes, a que tens de acorrer de imediato.

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A agenda é sem dúvida um recurso fundamental para uma gestão eficaz do tempo. Descobre a ideal para ti, de acordo com o teu estilo e dedica uns minutos do teu dia ao planeamento. Vais ver que com uma gestão eficaz, esta será igualmente uma óptima ferramenta para controlar o stress dos dias assoberbados. 

Espero assim, que esta informação te seja útil!

Fotos: Mafalda S.