O que te faz perder tempo precioso #2

Hoje vou falar-te de situações que podem estar a fazer-te perder tempo, especialmente a nível profissional. De qualquer modo, aconselho-te a leres o post de ontem, bem como os que se seguirão, pois também estão relacionados com esta área da tua vida.

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Eis as situações em questão:

12. Não descansares o suficiente - Se não tiveres um sono reparador (sabe como consegui-lo aqui) ou se não dedicares tempo a ti mesmo(a), é provável que fiques esgotado(a). A consequência é que gastarás muito mais tempo na execução de tarefas e terás mais probabilidade de cometer erros. Já um corpo pleno de energia, é muito mais produtivo.

13. Não deixares as coisas preparadas para o dia seguinte - É meio caminho andado para chegares atrasado(a) e ficares stressado(a) logo no início do dia. Experimenta preparar de véspera as roupas que vais vestir, a carteira, o almoço, etc.

14. Trabalhares em algo que não gostas ou não fazeres nada para gostares do teu trabalho - Isto fará com que percas anos de vida. Por isso, o ideal seria que encontrasses um trabalho que te apaixone, que vá ao encontro do teu propósito de vida.  Mesmo que não hajam trabalhos perfeitos, exercerás as tuas funções com mais paixão, com mais garra e certamente serás mais feliz.

Mas se não gostas muito do que fazes e te vês impossibilitado(a) de mudar, sugiro que faças o seguinte:
a) direcciona frequentemente os teus pensamentos, para os aspectos positivos do teu trabalho: provavelmente estás a melhorar a vida de alguém, fizeste boas amizades com os teus colegas, tens um ordenado que te assegura uma série de coisas, etc.;
b) frequenta formações e lê sobre a tua área de trabalho, estas actividades ajudam a motivar-te;
c) desenvolve uma actividade paralela, que te apaixone. Com o tempo esta pode crescer e quem sabe se poderás passar a viver da mesma.

15. Chegares atrasado(a) ao trabalho - Com isto atrasas uma série de tarefas e, provavelmente fará com que tenhas de sair mais tarde, para conseguires concluir o trabalho. Uma forma de prevenires isto, passa pelo ponto 13 (preparar as coisas para o dia seguinte) e, se necessário, levantares-te um pouco mais cedo.

16. Saíres tarde do trabalho - Se fizeres isto com frequência, acabas por não ter tempo para outras actividades importantes (como estar com a família). E todos necessitamos de equilíbrio, para sermos mais produtivos.

Em países como a Dinamarca, com um elevado nível económico e uma população maioritariamente muito feliz, é costume sair-se a horas. Considera-se que trabalhar excessivamente é uma perda de tempo, porque acaba por não render tanto. Isto permite-lhes ainda terem tempo para realizarem actividades diárias que lhes dão prazer.

17. Não delegares tarefas - Isto é válido tanto para o escritório, como para casa. Não queiras fazer tudo sozinho(a), porque podes ficar sem tempo para tarefas realmente importantes, que só tu consegues fazer. Contudo, para ficares descansado(a), de início disponibiliza-te para explicares como se faz. É importante que sintas que delegaste em alguém que está à altura da tarefa.

18. Não comunicares claramente - É impressionante o tempo que se perde, quando não entendem completamente o que queremos dizer. Por vezes as nossas mensagem são ambíguas, originando várias interpretações. Para evitar estas situações, tenta proceder do seguinte modo:
a) Define claramente o objectivo, ou seja, aquilo que pretendes com a tua comunicação;
b) Fala num tom calmo (evita a agressividade) e de respeito pelo outro. O importante é que a pessoa se concentre na tua mensagem e não no teu tom de voz;
c) Não andes com rodeios, sê objectivo(a), claro(a) [não mistures este com outros assuntos] e exacto(a) [não utilizes 50 palavras, para dizeres o que pode ser dito em 10].
d) Utiliza um tipo de linguagem familiar à outra pessoa;
e) Ouve a outra pessoa (sem a interromperes constantemente) e esclarece as suas dúvidas;
f) Confirma se foste percebido(a).

19. Dares azo a conversas inúteis - Evita os ladrões de tempo, ou seja, aqueles colegas que em vez de se concentrarem no trabalho, querem dar azo a bisbilhotices, reclamar de alguém ou falar de coisas que não acrescentam nada. Para além de te fazerem perder tempo, conversas demasiado pessimistas roubam a tua energia, desmotivando-te e desconcentrando-te.

20. Participares em reuniões ineficazes - São aquele tipo de reuniões em que se chega atrasado, depois as pessoas dispersam-se a falar sobre outros assuntos... Mas podes mudar isso, seguindo algumas regras:
a) Tenta chegar a horas às reuniões e, se necessário, solicita às outras pessoas para não se atrasarem (se não lhes for possível, podes propor alterar o horário das vossas reuniões);
b) Faz uma Ordem de Trabalhos e prepara antecipadamente as reuniões (para não ficar nenhum assunto pendente);
c) Controla o tempo das reuniões, e tenta direccionar as conversas para não se fugir à Ordem de Trabalhos;
d) Tenta reduzir a quantidade de reuniões em que participas (serão todas necessárias?).

21. Não ires aprofundando conhecimentos sobre a tua área profissional - É sempre importante irmos conhecendo novos métodos, novas estratégias que nos permitem trabalhar de forma mais eficiente. Para além disso, as formações têm o poder de nos motivar. Acabamos por adquirir mais energia, para concluir o que temos a fazer.

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Amanhã haverá novo post de "gestão de tempo", desta vez mais associado à organização.

Foto: Mafalda S. - "Tempo" (Budapeste, Hungria)