O que te faz perder tempo precioso #1

Cada vez sinto mais necessidade de ocupar o meu tempo, naquilo que considero mais importante, nas minhas prioridades. E falo ao nível das relações (sendo a família, a prioridade de topo), dos meus sonhos pessoais, do domínio profissional. A vida é só uma, por isso é importante aproveitar cada minutinho da melhor maneira. 

Mas por vezes desperdiçamos tempo precioso (eu, incluída) e nem nos apercebemos... Vou por isso compilar numa série de 4 posts sobre "gestão de tempo", aquelas situações que nos roubam minutos (ou horas) preciosas da nossa vida. A ideia é reconhecer as situações, para que possamos agir sobre as mesmas. E aí, muita coisa pode melhorar... podes enfim ter tempo para seres mais feliz.

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Eis as situações que podem estar a fazer com que percas tempo precioso da tua vida:

1. Não verificares onde gastas o teu tempo - Para isto, basta criares um Registo de Tempo, durante alguns dias. Regista a hora a que começas dada tarefa, e o tempo que despendes nela. Aponta igualmente as interrupções (quando espreitas o e-mail, o telefone toca ou alguém quer estar na conversa contigo...). A ideia é perceberes uma série de situações: que tempo passas efectivamente com a tua família, quanto demoras a concluir uma tarefa, quais as actividades que são dispensáveis na tua vida... Assim que descobrires onde gastas o teu tempo, podes criar estratégias para o gerires melhor.

2. Não definires as tuas prioridades - Se souberes quais são as tuas prioridades, terás uma orientação para escolheres determinadas actividades em detrimento de outras. Aquando da sua definição, tem em conta que existem diferentes níveis de prioridades:
a) Prioridades de vida - Ex.: dispor de tempo para estar em família, viveres o teu propósito de vida, teres uma vida mais saudável;
b) Prioridades a longo prazo - Ex.: arranjar dinheiro para pagar o empréstimo para habitação, fazer uma viagem à Dinamarca;
c) Prioridades a médio prazo (até daqui a 3 ou 5 anos) - Ex.: ascender profissionalmente, escrever um livro;
d) Prioridades a curto prazo (até daqui a 2 anos) - Ex.: concluir um curso, concluir um projecto prioritário no trabalho;
e) Prioridades do dia - Ex.: pagar a conta de electricidade, responder a um e-mail importante, etc.

3. Não planificares o que tens para fazer - É importante que registes o que tens que fazer, para que não hajam esquecimentos e para saberes o que é mais ou menos urgente. Para isto, aconselho-te vivamente a usares uma agenda adaptada às tuas necessidades.

4. Não classificares as tuas tarefas -A ideia é analisares a tua lista de tarefas e, consoante o prazo que tens para as concretizar cada uma, deves classificá-las do seguinte modo:
a) tarefas urgentes;
b) tarefas importantes;
c) tarefas menos relevantes (verifica se neste último grupo não existirão algumas tarefas que podes dispensar).
Após esta classificação, as primeiras tarefas a realizar no teu dia devem ser as urgentes, seguidas das importantes e, por último, as menos relevantes.

5. Não conseguires dizer "Não!" - Isto não significa que não possas ajudar os outros de vez em quando. Contudo, não deves aceitar tarefas que vão além das tuas capacidades e que podem afectar outras áreas da tua vida (dedicar tempo à família, por ex.). Recusa educadamente tarefas, quando necessário.

6. Seres Workaholic - Na vida deve haver equilíbrio entre o trabalho e as outras áreas da vida. Ficares até mais tarde no trabalho, numa situação de urgência e ocasionalmente, não é grave. O problema é se o fazes por sistema.... Deixarás de ter tempo para outras áreas importante da tua vida.

7. Ocupares-te demasiado com pequenas distracções - Consultares frequentemente o e-mail (mais vale definir 1 ou 2 vezes por dia para o fazer) e tê-lo entupido de e-mails inúteis (cancela as subscrições desnecessárias), perderes horas no facebook, com a TV, a navegar na Net, etc., também te rouba tempo precioso, do qual podes nem te dar conta.

8. Falares demasiado ao telefone - Pondera se todas as chamadas que fazes são necessárias, bem como a sua duração. Não dês o teu contacto a qualquer pessoa ou empresa. E, se estiveres fora do trabalho, deixa tudo preparado, para que só te liguem em caso de efectiva urgência.

9. Não reservares tempo para os momentos especiais - Por vezes quando não agendamos o tempo para o lazer (para os nossos hobbies, para actividades em família, etc.), acabamos por não ter espaço para as concretizar. Regista este tipo de actividades na tua agenda, com data e hora marcada.

10. Não dedicares tempo a ti mesmo(a) - O tempo render-te-á mais se recuperares energia a tratares de ti mesmo(a). Dedica diariamente uns minutinhos (o ideal seriam pelo menos 30 minutos) a algo que te faça sentir bem: ler um bom livro, fazer exercício, desenvolver um hobby ou até não fazer absolutamente nada.

11. Aceitares compromissos, só por obrigação - Este ponto está relacionado com o número 5 (aprender a dizer "Não!"). Existem compromissos que só fazes por obrigação e a que tens mesmo de ir, mas certamente, há uma série de outros que são dispensáveis. Lembra-te: enquanto estás lá, estás a perder tempo da tua vida, que poderia estar a ser utilizado de forma bem mais útil. Cabe-te a ti a decisão de escolher o melhor para ti.

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Amanhã haverá novo post de "gestão de tempo", desta vez mais associado à vida profissional.

Foto: Alexey Tishin