Ultimamente tenho-me ocupado da organização da papelada. Nem imaginam a quantidade de documentos que guardava desnecessariamente... e da confusão que existia em algumas áreas.
A verdade é que a desorganização de documentos pode ser uma fonte de stress. Isto pelo tempo precioso que perdemos há procura de um documento, ou porque precisamos de um papel para provar algo, com urgência, e não fazemos a mínima ideia do local onde o guardámos.
Como organizar a documentação?
Cria uma "caixa de entrada" (pode ser um conjunto de tabuleiros de secretária empilháveis ou até um dossier). Esta deve permitir-te separares de forma rápida os papéis que recebes diariamente. Basta indicares a categoria dos documentos em cada tabuleiro ou separador (no caso de dossier). Podes separá-los do seguinte modo (é só um exemplo, adequa-o às tuas necessidades):
a) "caixa de entrada ou inbox" - para guardar a papelada que chega e que de momento não tens tempo de tratar;
b) "contas a pagar";
c) "documentos a tratar" - tratam-se de documentos que não são contas (correspondência a que se tem de dar resposta, por ex.) e que não podem ser arquivados de imediato por ainda requererem a tua atenção;
d) "arquivar" - recibos de pagamentos, assuntos já tratados que necessitam de ser arquivados, mas para os quais neste momento não tens tempo (o ideal seria arquivar de imediato, de modo a que esta área nem sequer tivesse papelada).
Como arquivar a documentação?
Deves escolher o sistema de arquivo que melhor resulte contigo (sistemas de pastas suspensas, dossiers com separadores, ou até a combinação de ambos).
No meu caso reúno diferentes sistemas de arquivo, consoante a documentação. De qualquer modo, tenho sempre:
a) um sistema maior (uma caixa, por exemplo) com uma classificação mais generalista de tudo o que guardo lá dentro ("IRS", por ex.);
b) divisões menores, com classificações mais específicas - por ex. no caso da caixa do "IRS" esta está dividida por anos e em cada ano guardo a declaração de IRS e as facturas que a justificam).
Como manter a documentação organizada?
a) Tenta guardar de imediato no arquivo definitivo (por ex. tenta pagar a conta de imediato, e guardar o comprovativo no seu lugar definitivo);
b) Se não conseguires cumprir à risca a línea a), faz uma revisão semanal, a fim de tratares o que tem de ser tratado e encaminhares a documentação para o seu lugar definitivo (arquivo ou lixo);
c) Faz uma revisão anual da tua documentação e elimina o que já não é necessário.
Durante quanto tempo se devem guardar os documentos?
a) toda a vida - documentos relacionados com o património (escrituras, cadernetas prediais, etc.), com a tua formação (diplomas, certificados de habilitações, comprovativos de frequência de seminários, etc.), documentos pessoais (assento de nascimento, certidão de casamento, boletim de vacinas, etc.), documentos relacionados com o trabalho (recibos de vencimento, contrato de trabalho, etc.).
b) 5 anos
b.1) todos os recibos das despesas que declaraste no IRS ou IRC e comprovativos de entrega da declaração de IRS (já a própria declaração de IRS é um documento que optei por guardar sempre);
b.2) facturas/recibos de consumo de água, luz, telefone, gás, etc. Apesar da lei referir que as dívidas relativas a estes serviços prescrevem no espaço de 6 meses, é aconselhável guardá-las durante 5 anos (até para acompanhar a evolução do consumo e da facturação).
c) 2 anos (ou durante o período de garantia) - facturas/recibos dos equipamentos adquiridos (aparelhagens, micro-ondas, frigoríficos, etc.). 2 anos é o período de garantia estipulado por lei, mas se o produto tiver uma garantia superior, guarda-o durante o período de garantia.
d) 1 ano - facturas/recibos relativamente a serviços pelos quais pagaste (canalização, pintura, electricidade, etc.). 1 ano é o prazo que tens para reclamar, no caso de teres motivos para isso.
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