Como parar de adiar tarefas e projectos ou o fim à procrastinação

“Não deixes para amanhã o que podes fazer hoje”, costumava dizer a minha avó. Mas quantas vezes me senti esmagada por inúmeras tarefas e acabava por não concluir as mais importantes? Quantas vezes senti que o tempo voava, graças ao e-mail, sms, das constantes interrupções de outras pessoas e do som incessante do telefone? Quantas vezes tive ideias excelentes, que acabaram perdidas entre várias direcções ou opções?

Adiar pode até dar-nos um alívio temporário, mas com o tempo e com a acumulação de tarefas, acabamos por sentir-nos culpados, ansiosos e stressados. Isto para não falar de que pode prejudicar o nosso trabalho e/ou vida doméstica.

Já sofri efectivamente deste mal, mas sinto que estou a melhorar. Partilho assim consigo 20 dicas que me estão a ajudar a pôr fim à procrastinação.

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1. Identifique os motivos da sua procrastinação – Quando estiver a adiar uma tarefa, tente perceber o porquê e concentre-se em superar esse motivo. Será que você é perfeccionista e acaba por perder demasiado tempo nos detalhes? A perfeição numas coisas, poderá impedi-lo de concluir outras. Ou será que você se distrai com facilidade? Porque é importante fazer determinada tarefa agora, e não outra que tem vindo a adiar? Será que pura e simplesmente sente preguiça ou tédio para avançar?

2. Reconheça que é mais doloroso adiar, do que fazê-lo já – Primeiro pense nas consequências de adiar a tarefa (sentir-se-á mais frustrado, stressado e a mesma não desaparecerá por artes mágicas). No caso de um projecto maior, pense que se poderá vir a arrepender de não ter dado aquele passo agora.

Depois disto, pense nos benefícios de concluir a tarefa ou de dar um passo em direcção ao que deseja (sensação de alívio, menos uma preocupação, mais tempo para outras actividades mais agradáveis, mais alegria e felicidade…).

3. Mude as suas crenças e passe a ser disciplinado – Examine as suas crenças, a forma como vê a realidade. Se até agora não tem funcionado, cabe a si mudar os seus hábitos, fazer novas escolhas. Obrigue-se a ser mais disciplinado e organizado, cumpra os seus compromissos, datas e horários.

4. Simplifique a sua vida – O excesso de informação, actividades, objectos… tende a complicar a sua vida. Quanto mais tiver de fazer, mais difícil será de se concentrar numa só tarefa ou projecto. Para além disso, um ambiente desarrumado e com excesso de objectos, tende a reforçar a procrastinação. Veja como pode simplificar a sua vida, neste post.

5. Recorra ao método “to do list”- Faça uma lista com as tarefas que tem de realizar em determinado dia ou semana. Concentre-se nas tarefas prioritárias e restrinja o seu número (se registar um número exagerado de actividades, tem uma maior probabilidade de as não cumprir).

Sempre que concluir uma tarefa, risque-a da sua lista. Isso dar-lhe-á uma sensação de alívio e dever cumprido.

6. Obrigue-se a fazê-lo, antes que se torne uma urgência – Imagine que não dá atenção a um problema menor na canalização lá de casa. Você vai ignorando, até que o problema se torna maior e passa a requerer uma reparação bem mais cara. Não teria sido mais fácil resolver a situação logo de início? É que os problemas de maior dimensão podem roubar-lhe mais tempo e dinheiro…

7. Não perca demasiado tempo a pensar e aja já – Em vez de perder demasiado tempo a pensar que tem de fazer isto ou aquilo, concentre-se numa tarefa e comece a fazê-la já. Por vezes basta começar a arrumar uma gaveta do seu roupeiro (tarefa menor), para se sentir motivado e continuar. Quando se apercebe já limpou o roupeiro inteiro (tarefa maior).

8. Calcule o tempo que terá de despender – Estabeleça prazos para a conclusão das suas tarefas. Contudo, evite superestimar ou subestimar o tempo que necessita.

Procure igualmente dividir as tarefas em pequenos blocos de tempo (1 ou 2 horas, por exemplo) e faça uma pequena pausa entre eles (desta forma, terá mais probabilidade de ser mais produtivo).

9. Estabeleça prioridades – Analise igualmente a prioridade das suas tarefas (da mais urgente para a menos urgente). Realize as mais urgentes na parte do dia em que costuma sentir-se mais produtivo, realizando as outras no resto do dia.

10. Crie uma estratégia – Utilize uma estratégia que funcione para si. Por exemplo ter uma agenda, pode ser uma grande ajuda para acompanhar a sua evolução.

Em grandes projectos, escreva os seus objectivos, as várias etapas e acções para os concretizar. Com um plano bem delineado, é mais fácil evitar adiamentos e conseguir alcançar os seus objectivos.

11. Divida as grandes tarefas – Pensar numa tarefa que lhe vai dar muito trabalho, pode ser desanimador. Divida-a em tarefas de menores e aponte-as na sua “to do list” (ponto 5). Por exemplo, se o seu objectivo é destralhar a casa, faça todos os dias um pouquinho (hoje uma gaveta, amanhã os CD's, no outro dia uma estante…).

12. Melhore as condições do ambiente que o rodeia – Uma boa parte das vezes, o nosso rendimento cai devido às condições ambientais à nossa volta: excesso de ruído, luminosidade inadequada, temperatura desagradável… Por vezes, bastam pequenos ajustes para grandes mudanças.

13. Aprenda a dizer «não» - Tenha coragem de dizer «não». Ao dizer sim a todas as solicitações, acaba por não ter tempo para as suas tarefas. Conclusão: poderá colocar em risco a sua própria produtividade.

14. Evite interrupções e concentre-se na tarefa – Organize a sua área de trabalho, de modo a ter o mínimo de interrupções possíveis. Não dê azo a bisbilhotices entre colegas, desloque-se para uma área mais reservada, limite as idas à Internet, desligue rádio ou tv ou tudo o que possa interromper o seu trabalho, atenda apenas as chamadas importantes, delegue o que for possível.

15. Conclua, mesmo as tarefas mais maçadoras - Comprometa-se a trabalhar na tarefa pelo menos 10 minutos seguidos. Após uma breve pausa, tente concentrar-se mais 10 minutos e assim sucessivamente, até conseguir o máximo de tempo possível e assim concluir o seu objectivo.

16. Recorra ao apoio de outras pessoas para se motivar – Partilhe o seu objectivo com alguém (um amigo, um familiar, um fórum na Internet), para que o encorajem a concluir a sua tarefa/projecto, para que lhe transmitam confiança nas suas capacidades e para lhe darem apoio perante as suas falhas.

Para além disso, se se comprometer perante outras pessoas, terá mais probabilidade de se responsabilizar pela conclusão da tarefa.

17. Concentre-se na evolução, não na perfeição – Ao tentar ser perfeccionista numa dada tarefa (um dos meus principais erros, confesso), acaba por não ter tempo para outras, porventura não menos importantes. Não adie indefinidamente, em busca da perfeição. Defina um prazo e seja rigoroso no seu cumprimento. Faça o melhor que conseguir. E lembre-se que com a experiência, cada vez fará melhor.

18. Escolha um dia do mês para fazer o que adiou – Deixe um ou dois dias livres na sua agenda, única e exclusivamente para concluir as tarefas que tem adiado. Deste modo, consegue entrar no próximo mês, com a mente muito mais leve.

19. Peça ajuda – Será que não terá efectivamente um excesso de actividades dependentes de si? Fale com o seu chefe, delegue actividades de menor responsabilidade. Em casa, partilhe as tarefas domésticas e, se necessário, recorra a ajuda profissional.

20. Sinta-se grato por cada tarefa concluída – Felicite-se a si mesmo com a conclusão da tarefa ou projecto. Conceda-se um pequeno prazer, partilhe com alguém que lhe é próximo, escreva no seu diário de gratidão… O importante é ter em mente que se conseguiu desta vez, muito mais pode realizar… basta dar o primeiro passo e não adiar!
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