A falta de tempo no trabalho - possíveis soluções

A sensação de falta de tempo no trabalho, de andar numa autêntica correria, é um dos factores que mais contribui para o stress laboral.

Se pretendes de uma vez por todas, imprimir mudanças na tua vida profissional, existem dois pontos essenciais por onde deves começar:

1.º) faz um "Registo de Tempo", para perceberes onde gastas efectivamente o teu tempo no trabalho, quanto tempo demoras a executar uma tarefa, quantas vezes és interrompido, que tarefas te consomem demasiado tempo e que poderiam ser delegadas;

2.º) é fundamental teres uma agenda adaptada às tuas necessidades (a minha é um caderno normal, que costumo personalizar).

Mas isto não resolve tudo. No livro "Como ser ainda melhor gestor" do Michael Armstrong (o meu livro de gestão preferido), são abordados uma série de problemas que nos consomem muito tempo no trabalho, assim como as possíveis soluções, que passo a descrever:

PROBLEMAS RELACIONADOS COM TAREFAS:

1) Tens muito trabalho acumulado

Possíveis soluções: 

a) Na tua agenda, faz uma lista de todas as tuas tarefas. Depois disto define um grau de prioridade para as mesmas, da mais importante para a menos relevante (eu costumo numerá-las, sendo o número 1 a mais importante). Diariamente, concentra-te primeiro nas tarefas mais importantes/urgentes. Deixa as tarefas mais fáceis para o final do dia, quando a capacidade de concentração é menor;

b) Estabelece prazos para conclusão das tuas tarefas;

c) Faz estimativas de tempo realistas (a maior parte das pessoas subestima o tempo, pois não conta com os imprevistos, com as interrupções).

2) Fazes demasiadas coisas de uma só vez

Possíveis soluções: 

a) Novamente, define prioridades;

b) Sempre que possível, concentra-te numa tarefa de cada vez. Eu tento concentrar-me numa só tarefa em blocos de tempo, ou seja, ligo o despertador do telemóvel, por ex. para daí a 10 min e nesse espaço de tempo, tento mesmo concentrar-me no que estou a fazer. Se por ex. o telefone toca, atendo, mas volto à tarefa inicial. Com o tempo, estes blocos de tempo podem ir aumentando;

c) Aprende a dizer «não» para o que vai além das tuas capacidades, a ti próprio(a) e aos outros.

3) Entras em demasiados pormenores

Possíveis soluções: 

a) Analisa a tarefa em questão, e verifica se faz ou não diferença seres perfeccionista (nem todas as tarefas precisam do grau de pormenor que insistimos em lhes dar);

b) Delega o que poderes, explicando à outra pessoa exactamente o que deve fazer (é importante despenderes tempo a explicar, caso contrário ficarás stressado(a), por receares que a tarefa não seja cumprida como pretendes).

4) Costumas adiar tarefas desagradáveis

Possíveis soluções: 
a) Define um calendário realista para a realização destas tarefas e não fujas dele;
b) Despacha as tarefas desagradáveis primeiro - sentir-te-ás bem melhor após a conclusão destas tarefas e certamente começarás a apreciar esta sensação de alívio. 

5) Tens pouco tempo para pensar
 Possíveis soluções: 

a) Reserva algum tempo na tua agenda - parte de um dia ou de uma semana - para pensares no que tens a fazer, em como fazer da melhor maneira e em como organizar o tempo para o conseguir. Escolhe um momento em que sabes que há menos probabilidade de seres interrompido(a). No meu caso, esse momento costuma ser assim que chego ao trabalho, uma vez que chego antes das minhas colegas. Dedico-me a pensar e a organizar entre as 8h00 e 8h30.

PROBLEMAS RELACIONADOS COM PESSOAS:

6) És constantemente interrompido(a) por pessoas que chegam ao teu escritório

Possíveis soluções: 

a) Se não fores recepcionista, pede a este(a), para que só cheguem a ti as pessoas cujas questões só podem efectivamente ser resolvidas por ti;

b) Afixa um horário específico para atenderes as pessoas;

c) Sempre que possível, agenda reuniões a horas específicas com estas pessoas;

d) Estipula períodos de tempo em que não podes ser interrompido(a).

7) És constantemente interrompido(a) por telefonemas

Possíveis soluções: 

a) Pede novamente ao(à) recepcionista para atender todas as chamadas. Só te deve passar os telefonemas, relativos a assuntos que só tu mesmo(a) consegues resolver.

8) Desperdiças demasiado tempo a conversar

Possíveis soluções: 

a) Não permitas que outras pessoas estejam constantemente a interromper a tua concentração. Se necessário pergunta-lhe o que pretende e explica-lhe educadamente que não podes falar naquele momento, que tens uma tarefa importante em mãos;

b) Não sejas tu próprio(a) uma fonte de distracção para os teus colegas de trabalho. Tenta falar menos e deixar a conversa para os períodos de pausa;

c) Antes de te reunires com alguém, decide o que pretendes e reduz as formalidades do início ou do fim da conversa, ou seja, vai directo(a) ao assunto;

d) Não te desvies do assunto a tratar, nem permitas que a outra pessoa o faça;

e) Aprende a concluir rapidamente as reuniões, mas sem precipitações, educadamente e sem ofender ninguém.

9) Os outros não percebem exactamente as tuas intenções 

Possíveis soluções: 

a) Isto tem que ver com falhas de comunicação, por isso define claramente o objectivo, ou seja, aquilo que pretendes com a tua conversa;

b) Fala num tom calmo (evita a agressividade) e de respeito pelo outro. O importante é que a pessoa se concentre na tua mensagem e não no teu tom de voz;
c) Não andes com rodeios, sê objectivo(a), claro(a) [não mistures este com outros assuntos] e exacto(a) [não utilizes 50 palavras, para dizeres o que pode ser dito em 10].
d) Utiliza um tipo de linguagem familiar à outra pessoa;
e) Ouve a outra pessoa (sem a interromperes constantemente) e esclarece as suas dúvidas;
f) Confirma se foste percebido(a).

PROBLEMAS RELACIONADOS COM DOCUMENTAÇÃO:

10) Vês-te inundado(a) de documentos para despachar

Possíveis soluções: 

a) Assim que chegam divide os documentos por 3 graus de prioridade: muito urgente, importante (mas não urgente) e não urgente. Trata obviamente primeiro os muito urgentes e assim sucessivamente;

b) Arquiva de imediato a informação que não requer tratamento, ou seja, que é meramente informativa;

c) Se por hábito pedires memorandos e relatórios escritos, solicita-os apenas quando realmente precisares;

d) Encoraja as pessoas a apresentarem a informação e relatórios de forma clara e resumida.

11) Tens demasiados ofícios/e-mails para ler ou escrever

Possíveis soluções: 

a) Por vezes não precisas de perder tempo a escrever, basta fazer uma chamada por telefone;

b) Principalmente em resposta a e-mails, habitua-te, sempre que possível, a escrever de forma sucinta (usando um «sim», «não», «fica combinado», etc.);

c) Mesmo nos ofícios, não andes com demasiados rodeios, escreve menos, mas de forma a ires directo(a) ao assunto.

12) A tua papelada está a acumular-se

Possíveis soluções: 

a) Começa a tratar disso já;
b) Reserva os primeiros momentos do dia para tratar da correspondência urgente;
c) Disponibiliza um período no final do dia para tratares da correspondência menos importante;
d) Define como objectivo libertares-te de, pelo menos, 90% dos papéis que chegam à tua secretaria todos os dias;
e) Assim que tenhas tratado de um assunto, arquiva de imediato a correspondência relacionada com o mesmo.

13) Perdes demasiado tempo à procura de documentos ou não sabes arquivá-los correctamente

Possíveis soluções:
a) Mantém o teu espaço/secretária organizado/a. Um espaço limpo e sem tralha ajudam-te a ser mais produtivo. No final do dia, reserva uns minutinhos para organizares o teu espaço de trabalho e o deixares o mais liberto possível. Arquiva igualmente a papelada do dia, assim saberás sempre onde a encontrar.
b) Mantém um dossier com os documentos relativos aos projectos em cursos, com separadores relativos a cada projecto;
c) Não deixes acumular papéis na pasta dos assuntos pendentes - vai libertando-a um pouquinho todos os dias;
d) Estabelece um sistema de arquivo que te permita localizar os documentos facilmente.

PROBLEMAS RELACIONADOS COM REUNIÕES:

14) Gastas demasiado tempo em reuniões

Possíveis soluções: 

a) Tenta reduzir a quantidade de reuniões em que participas (serão todas necessárias?). 
b) Tenta chegar a horas às reuniões e, se necessário, solicita às outras pessoas para não se atrasarem (se não lhes for possível, podes propor alterar o horário das vossas reuniões);
c) Faz uma Ordem de Trabalhos e prepara antecipadamente as reuniões (para não ficar nenhum assunto pendente);
d) Controla o tempo das reuniões, e tenta direccionar as conversas para não se fugir à Ordem de Trabalhos.

PROBLEMAS RELACIONADOS COM VIAGENS:

15) Desperdiças demasiado tempo em viagens

Possíveis soluções:  

a) Utiliza mais o telefone, o e-mail e o correio;
b) Se possível, envia outra pessoa no teu lugar;
c) Pergunta a ti próprio(a), sempre que planeias ir a algum lado: "Será a minha viagem mesmo necessária?";
d) Opta por viajar da forma mais rápida - de avião, de comboio ou de automóvel.

Foto: Rene Silbernagel