Elimine a tralha do seu escritório

A eliminação de tralha pode sem dúvida trazer-nos paz de espírito e calma, ao contrário de um ambiente atulhado de coisas. Para além disso, só a tralha faz com que, em média, tenhamos mais 40% de trabalho doméstico (o que por si só, já é uma chatice).

O escritório lá de casa, e devo admitir que o meu não é excepção, é por vezes um espaço onde se junta toda e mais alguma papelada. Isto quando não chegam outros objectos, que nada têm a ver com este espaço.

Eu quero organizar o meu escritório e remover tudo o que e supérfluo. E você, quer seguir-me? Eis 20 dicas para eliminar a tralha do seu escritório:

1 – Adquira algum mobiliário de escritório, que inclua gavetas e armários fechados - estes ajudam a diminuir o “ruído visual” daquele espaço.

2 – Adquira prateleiras - estas permitem-lhe manter arrumados dossiers e caixas de arquivo.

3 – Recorra a organizadores – pode utilizar sistemas de arquivo de documentos, caixas organizadoras, recipientes para pequenos utensílios (canetas, clips, tesouras, etc.), organizadores de gavetas, blocos classificadores de gavetas, tabuleiros de secretária empilháveis, etc.

4 – Crie uma área de organização de papelada - nesta pode incluir: papéis de suporte ao seu escritório (envelopes, papel para a impressora, post it’s), um arquivo com separadores para os papéis a utilizar naquele mês (este pode estar dividido por correspondência, contas a pagar, recibos, talões de desconto, etc.), dossiers (para arquivar toda a papelada importante), revistas (pode dividi-las por género de leitura), a sua agenda, outros itens que precise regularmente.

5 – Mantenha um cesto de papéis - assim os que não são importantes vão de imediato para o lixo.

6 – Mantenha a área da sua secretária livre de papelada - o aspecto arrumado vai incentivá-lo a manter o resto do escritório nas mesmas condições.

7 – Organize a correspondência diariamente - ao abrir o correio, separe-o de imediato, para o arquivar na área respectiva ou deitá-lo no cesto de papéis (sim, às vezes acontece…).

8 – Organize os documentos por categorias – pode ter um dossier para as contas da «casa» (água, luz, gás, etc.), outro para os «seguros», outro para a sua «situação financeira» (orçamento, contas bancárias, investimentos), outro para a sua «formação» (currículo, certificados de formação, etc.)…

9 – Utilize blocos classificadores de gavetas ou tabuleiros de secretária empilháveis, para a papelada do dia – estes organizadores permitem separar de forma rápida os papéis que recebe diariamente, basta indicar a categoria do documento em cada gaveta ou tabuleiro. Isto é importante para documentos que sabe que ainda não pode arquivar (por ex. contas por pagar, correspondência a que tem de dar resposta, etc.).

10 – Dedique um dia por mês para arquivar toda a documentação – isto para que a documentação não fique esquecida nos organizadores do número anterior (ponto 9). O ideal seria, assim que tivesse tratado da documentação, arquivá-la de imediato. Mas para garantir que o arquivamento é feito, convém agendar um dia para o fazer.

11 – Separe os papéis profissionais dos pessoais – se misturar tudo, quando precisar de alguma coisa, irá ter dificuldade em encontrar.

12 – Guarde junto da secretária o material que utiliza com maior frequência – a impressora, o telefone ou fax, a sua agenda..., em vez da colecção de revistas ou a pastas dos recibos de há três anos. O material que não utiliza frequentemente deverá ser arquivado num armário ou estante.

13 – Crie etiquetas, à mão ou no computador – coladas nas caixas de arrumação, dossiers, classificadores, tabuleiros, etc., permitem organizar os documentos por categorias.

14 – Faça uma limpeza geral ao escritório, uma ou duas vezes por ano – assim poderá eliminar revistas e jornais velhos ou documentos que já não são necessários e dar um aspecto arrumado a este espaço.

15 – Se partilhar o seu computador, crie um sistema de organização prático para ambos – poderão reunir os documentos relativos há habitação numa pasta, mas devem dividir os documentos específicos de cada um, em pastas distintas.

16 – Controle o seu e-mail - Consulte o seu e-mail diariamente. Para o que não poder apagar de imediato, reserve um dia por mês para o fazer.

17 – Minimize o lixo electrónico – Quanto à publicidade indesejada (spam), apague-a de imediato. Mas poderá sempre usar técnicas para evitar receber spam (não divulgar o seu e-mail principal na internet, ter um e-mail secundário para quando se cadastrar em algum site, não enviar piadas ou correntes de e-mail, utilizar o programa anti-spam do servidor de e-mail…).

18 – Organize o seu computador – crie pastas e sub-pastas para classificar a documentação, evitando guardar documentos ou programas que sabe à partida que não volta a utilizar.

19 - Dê nomes de fácil identificação aos seus documentos digitais – isto permitirá encontrá-los facilmente através do localizador do computador, caso se esqueça da sua localização.

20 – Mantenha a tralha do escritório controlada – deixe o escritório tal como o encontrou (se este estiver organizado, obviamente) e não o utilize como depósito de objectos ou de toda a papelada que encontrar.

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